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Freedox Magazineです。
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「毎日色々なタスクに追われて、何から手についていいかわからない」、「チームメイトのタスク管理も見ていると、自分のタスク管理が疎かになる」等、日々のタスク管理について自分が実施しているタスク管理の方法は適切なのか？
もっと良い方法はあるのでは？
と思うことはありませんか？
タスク管理の方法に正解は無く、自身のタスクに抜け漏れがなく期日までに実施できていれば問題はありませんが、様々なタスク管理の方法を知っておくのも良いでしょう。
前回は、タスク管理の方法として、アナログな方法をご紹介しました。
A4の白紙一枚とボールペンさえあれば、自分の頭の中を簡単に整理できることがお分かりいただけたかと思います。
今回は、デジタル編ということで、パソコン・スマホ一台で実施できるタスク管理方法をご紹介します！
デジタル管理のメリット
紙によるタスク管理は、
・インターネット環境があれば、PC・スマホ一台でいつでもどこからでもタスク管理が可能
・チームでのタスク共有が簡単に可能
・タスクの追加、削除、編集が容易
・タスクや詳細の検索性が高い
・一定期間タスクを残したければ、データとして無制限に残せる
デジタルな管理方法
デジタルなタスク管理と聞いたとき、エクセルで表を作って管理する方法？
と思い描いた人も多いのではないでしょうか？
エクセルでのタスク管理も便利な手法ですが、社内イントラに格納した際、外部からアクセスできなかったりと在宅ワークが普及している今、外部からもタスク管理ができることが重要なポイントですので、今回は外部からでもアクセス可能なデジタルタスク管理方法をご紹介します。
Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Googleアカウントを所持していれば無料で誰でも利用可能です。機能もシンプルで無駄がありません。
自身のタスクを、リスト形式で登録でき、1つのタスクに対してサブタスクを追加、更に詳細もナラティブに記載することも可能です。
タスクは期限の早い順に自由に並べ替えられるので、タスクの優先度も把握しやすいです。
タスクが完了した場合は、完了ボタンをクリックするだけでリストから見えなくなり、「完了」フォルダに移動されます。
ここで本当に完了したのか？未完了では？
と振り返って確認することが出来、未完の場合は再度戻すことも出来、本当に完了している場合は削除出来ます。
また、GoogleカレンダーやGmail機能とも連携しているため、会社やプロジェクトで日常的にGoogleサービスを利用している方はより便利なタスク管理が実現できます。
PCにてブラウザ上でGoogleToDoを利用し、タスク登録・変更をした場合自動でGoogleToDoリストのアプリ版にも反映されます。逆も然りです。
タスク管理アプリ
今や、PC・スマホ用それぞれに様々なタスク管理アプリが開発されています。
一番の特徴は、共有できることです。
基本的に、紙での整理は、自分の頭の整理や自分のためのToDoを紙に書いてあるので、第３者に見せる形になっていない場合が多いでしょう。
共有のために毎回文字データに書き起こしてる方もいるのではないでしょうか。
また、紙に書いたToDoリストは第３者に対して共有する際、写真に撮って送る場合も、場合によっては、文字の不鮮明等により、読み手に理解されないことも多々あるでしょう。
アプリ+タスク管理とネット検索を行い、自分にフィットしそうなアプリを試してもらうことが良いでしょう。
おすすめの方法
私は、前回ご紹介させて頂いた、A4の白紙と筆記用具を用いたアナログな方法をPC上の手書きアプリを使ってデジタルで行っています。
Microsoft Whiteboardというアプリを用いれば、PC上で白紙に手書きが可能です。
好きな用紙サイズを簡単に設定でき、自由に手書きが可能です。
それだけではなく、図形として〇、△、□など、必要により文字をタイプすることも可能ですし、手書きした文字を切り取って移動させたりとレイアウト変更も容易です。
タスクの順序が変更された！という時でも手書きしたタスクを切り取って移動させれば、全く問題ありません！
まとめ
いかがでしたでしょうか。
アナログな方法は、A4の白紙と筆記用具さえあればすぐにでも実践できますが、PCやタブレットで電子ペンが使用できる仕様であれば、追加コストをかけずに、電子的にアナログな情報を整理することが出来ます。
アナログとデジタル、双方にメリットがありますが、最終的には好みの問題が大きいかと思います。
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