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Freedox Magazineです。
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企業に雇用されている人でもフリーランスとして独立してる人でも、何らかの形でプロジェクトに関与したことのある人は多いと思います。
プロジェクトの中で、要求されるタスクを実施した経験のある人は多いかもしれませんが、プロジェクト全体を管理したことのある人は、そう多くないかもしれません。
プロジェクトマネジメントという役割を担うことができれば、フリーランスとして働く上で価値が高まることは間違いありません。
今回は、プロジェクトの実行フェーズにおけるプロジェクトマネージャー(プロマネ)の役割として、進捗管理や変更管理を中心にご紹介します！
実行フェーズにおけるプロマネの役割
- 進捗管理
・計画と進捗に齟齬がないかを確認する
・進捗遅延がある場合は対応策を検討し実行する
- 変更管理
・プロジェクトのスコープ変更の必要性について判断する
・変更に伴う計画の修正とメンバーへ周知する
- 課題およびリスク管理
・プロジェクトの達成を阻害する課題やリスクの発生を予防するとともにリスクが発生した場合には対応策を検討し実行する
進捗管理の流れ
進捗管理は、計画と実際の作業状況の差異を把握することであり、差異に対する課題の把握、解決策を講じる一連の活動のことです。
進捗率の定義
進捗管理を成功させるため、進捗率を定義し、メンバー内で共有認識を図ることが重要です。
進捗率とはプロジェクトタスクの進捗状況を数値化したものです。仮に、この進捗率は各メンバーによって判断基準がバラバラだと、プロジェクトの終盤になってもタスクが完了していない状況になりかねません。そのため、進捗率の明確な判断基準をチーム内で統一することが重要です。
【進捗率の定義例】
■ 社内プロジェクトの場合
・進捗率10%:メンバーがタスクに着手
・進捗率 50%:メンバーの作業が終了
・進捗率 100%:各責任者のレビューが終了タスクが完全に終了
■ クライアントにサービスを提供するプロジェクトの場合
・未着手:何も手を付けていない
・着手:メンバーがタスクを開始
・社内レビュー:メンバーのタスクが終了し、責任者がレビュー中
・社外レビュー:責任者のレビューが終了し、クライアントがレビュー中
・完了:社内・社外レビューが完全
変更管理の流れ
変更管理は、プロジェクトスコープの変更の必要性について判断します。大変負荷のかかる作業ですが、適切に実施すれば以下のメリットもあります。
・「言った」「言わない」の不毛な論争を避けることができる
・現在の姿に至るまでに、どのような経緯があったのかを理解できる
要するに、変更内容がプロジェクトメンバーをはじめとした、ステークホルダーに周知徹底され、それが合理的な判断によるものであることを証明できることです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
プロジェクトの企画フェーズで、どんなに熟考された企画でも、実際にプロジェクトが進行されると、計画とのギャップが生じるものです。重要なことはこのギャップを見逃さず適切な対応を取り続けPDCAを回すことです。これがプロジェクト全体を俯瞰するプロマネの責任になります。プロジェクトの成功はプロマネにかかっているといっても過言ではありません。
次回は、実行編第②弾としてプロジェクト実行フェーズに発生する課題とリスク管理についてご紹介します！
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