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Freedox Magazineです。
本メディアでは、フリーランスや副業をキーワードに皆様が少しでも豊かな生活ができるよう役立つ情報の発信をしております。
企業に雇用されている人でもフリーランスとして独立してる人でも、何らかの形でプロジェクトに関与したことのある人は多いと思います。
プロジェクトの中で、要求されるタスクを実施した経験のある人は多いかもしれませんが、プロジェクト全体を管理したことのある人は、そう多くないかもしれません。
前回は、計画編第3弾ということで、スケジュールの明示、工数見積もりを中心にご紹介しました。特に、工数見積もりは、思いつきや勘ではなく、見積もり方法を参考に定量的に算出することが重要ですね。
今回は、プロジェクトにおける予算案の作成を中心にご紹介します！
第3段まではこちらから！
予算案の作成
ここで皆様に質問です。プロジェクト達成に向け、予算案を作成せずにプロジェクトを実行したら、どの様な問題が起きるでしょう？
プロジェクトに必要な予算を確保する際、プロジェクトの達成のために現実的な予算の確保が必要です。初めの見積もりが甘いと、途中で予算オーバーとなり、プロジェクトの失敗となるケースもあるかと思います。
予算案の作成プロセス
予算表は、WBS/役割分担/工数見積もり/スケジュール(これまでご紹介してきた内容)を基に４つのステップで作成します。
ステップ1 費用の決定
プロジェクトに必要な費用を決定する。主な内訳は以下の通り。
・人件費
メンバーの作業単価と作業工数により算出します。人件費はプロジェクトにおいて大きなウェイトを占めるため、時間をかけて正確に算出する必要があります。
・人件費以外の費用
設備費、材料費、システム利用料、コンサル費など、社外から調達するヒトやモノの費用も予算に計上します。
・予備費：不測の事態に備え、他の費用の総額に対する一定の割合で計上します。
ステップ2 人件費の算出
ステップ1で算出した時間当たりの単価と作業工数の見積もりに基づき、それぞれのプロジェクトメンバー毎に人件費を算出し、その合計を求めます。
ステップ3 経費の見積もり
主な経費の見積もり方法を以下に紹介します。プロジェクトの特性によって方法を使い分けることが重要です。
・プロジェクトメンバーの実績や経験から見積る
プロジェクトメンバーのスキルや経験を熟知している場合に有効
・過去の類似プロジェクトを参考にトップダウンで見積る
過去に類似プロジェクトが存在し、必要経費が想定可能な場合に有効
・タスク毎に予測させる費用を個々算出し、これらをボトムアップで見積る
過去に類似プロジェクトが存在しない場合に有効
ステップ4 予算表の作成
費用毎に、予算額を時間軸で整理し、予算表に記入します。プロジェクト予算の消化状態をわかりやすくする為、累計で記載する等の工夫することが重要です。
(例)
費用 | 当月までの累計(円) | |||
| 1月 | 2月 | 3月 | 4月 | |
| 人件費 | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx |
| 設備費 | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx |
| 管理費 | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx |
| 予備費 | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx |
| 合計 | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx |
| 予備費 | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx |
| 合計 | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx | xxxxxx |
予備費も忘れずに計上しましょう！例えば、、、・・・プロジェクト期間10ヶ月、予算20,000,000円のプロジェクトの場合、予備費として20%を見込む。更に、7ヶ月目には、プロジェクトの遅延リスクの発生が想定され、その際には、メンバーを1名(500,000円/月)を追加する。等具体的に計上しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
プロジェクトを達成するには、予算確保が不可欠です。楽観的な見積もりを行い、初期投資額が抑えられたとしても進んでいくにつれて、あれもこれもと言った形で予算が膨れ上がって行き、結果的に予算オーバーとなりプロジェクト失敗とならないように、正確に見積もることが重要ですね。
次回は、計画編の最終章第⑤弾として、見積もりの不確実性にご紹介します！どんなに見積っても曖昧さは少なからず残ります。この点について把握しておくことが重要です。
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