業務マニュアル作成時のポイント紹介!

ノマド

こんにちは。

Freedox Magazineです。

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書類作成代行という業務はご存じですか?企業における様々な書類作成を代行するサービスで、業務委託の形態で在宅でも実施できる業務として注目されています。

今回は、数ある書類作成代行の中で、業務マニュアルの作成時のポイントについてご紹介したいと思います!

業務マニュアル作成の必要性

企業で行う業務は多種多様であり、所属する人材の能力・経験・スキルは様々です。

企業における業務品質の向上や効率化のために誰が実施しても同じアウトプットが出るように業務マニュアルを作成する場合があります。

業務マニュアル作成時のポイント

項番の付け方の考え方

マニュアルは、小説などの文章とは異なり、誰が読んでも同じ解釈となるように、論理的に展開されなくてはなりません。このため、マニュアルの構成上、章立て、手順、実例等を箇条書きにして構成することが多いと思います。膨大にある文書の中で、読み手が、今、何処を読んでいるのか、必要な手順はマニュアルのどこに書いてあるのかを、章、節、項目番号等から把握できるような構成になっていることが重要です。

その中で、項目番号の付け方については特定のルールに従い統一して記載することが重要です。

マニュアルの性質によって、項番の付け方は異なり、例えば、公文書などは、JIS規格によって定められていますので、作成するマニュアルによって使い分ける必要があります。

例えば、

  (1) 項

(a) 項

1-1.節

  (1) 項

(a) 項

のように、一定のルールに従い作成する必要があります。

記載順序や階層の設計

業務が複雑になればなるほど、文書内容を正確に分類、整理していくことが必要になります。この際、業務の深度が深くなるほど、階層(項番)が深くなりがちです。深くなりすぎると読み手にとっては読みにくく、今どこを読んでいるのか分からなくなってしまうことが多々あります。重要なポイントは、マニュアルの作り手にとって作りやすい・整理しやすいマニュアルの構成ではなく、読み手に取って理解しやすい、検索しやすい構成にしていくことが重要なポイントです。

また、ひとつのマニュアルの中で異なる章、節、項の記載内容は夫々、同じレベルで記載することが

必要です。

例えば、

1.本マニュアルの目的

2.書類管理要領

  2.1 管理対象書類

   (1) xxxx書類

  2.2 管理手順

  2.3 書類保管手順

3.書類作成要領…..

のように、2.1 (1)に記載されるような、具体的な書類名が、章や説に記載されることや、逆に、xxx要領のような大枠が、項に記載される等、同一マニュアル内でレベルが異なる記載は避けましょう。

用語の使い方を統一する

一つの業務マニュアルで用語の統一が必要です。表現の揺れとも言いますが、表記のバラツキを無くすことが必要です。表記の統一だけではなく、言葉の定義は原則ひとつのマニュアル内で統一する必要があります。読み手が解釈に疑問を持つことや、誤解を与える文書にならないように注意が必要です。

(例):

・コンピュータとコンピューター

・およびと及び

・基幹システムと管理システム

・~です。と~である。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

在宅ワークや業務委託を前提とした副業で、業務マニュアルの作成についてご紹介しました。

企業で働いた経験のある皆様におかれましては、一度は業務マニュアルを活用して業務を実施した経験があると思います。業務マニュアルは、業務に精通している社員が作成する場合も多くありますが、一方で、第3社的な立場で業務マニュアルの作成を依頼する企業も多くあります。

業務マニュアルの作成の過程で、社員では気付けなかった業務プロセスの問題点や改善策等を提案出来たりと、やりがいのある仕事でもあると思います。

是非、副業等する上で検討してみてください!

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