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近年、契約書の電子化について政府が方針として打ち出している「ペーパーレス」の動きがあり、また、新型コロナウイルスの影響で在宅ワークが普及したことを背景に、電子契約書を導入する企業が増加しているようです。
フリーランス・個人事業主として働いている方の中にも、電子契約書での契約締結を経験した方もいるのではないでしょうか。今回は、フリーランス・個人事業主が電子契約書を使用する場合のポイントをご紹介します。
電子契約書とは？書面契約との違いを比較
そもそも電子契約書とは何なのでしょうか？従来の書面による契約書と比較しながら解説します。
電子契約書とは
電子契約書とは、電子データによって作成・保管する契約書のことです。書面の契約書とは異なり、紙に印刷せず保管の際も、サーバー上などで管理されます。
電子契約書では「電子署名」という方法で本人確認することにより、法的に有効化しています。
以下に電子契約書と紙の契約書の違いをみていきましょう。
媒体の違い
電子契約書は、電子データを媒体とする契約書である一方、紙の契約書は紙を媒体となります。
媒体の違いが、電子契約書と紙の契約書の基本的な違いです。
署名押印と電子署名の違い
紙媒体による契約では、当事者が「署名押印」もしくは「記名押印」を行います。
一方、電子媒体による契約の場合、当事者は「署名押印」を「電子署名」という「秘密鍵暗号」と「公開鍵暗号」による認証方法によって本人確認を行います。
秘密鍵と公開鍵は一対であり、公開鍵は公開されますが、秘密鍵は本人のみが知っているパスワードで管理します。電子署名を利用するには、事前に認証機関へ届け出ることによって「秘密鍵」を取得しておく必要があります。
日付記入とタイムスタンプの違い
書面契約書の場合には直接紙の契約書に作成日付を記入しますが、電子契約書の場合には「タイムスタンプ」を埋め込みます。タイムスタンプを埋め込むと、その時間に作成したことを証明できます。
タイムスタンプは、時刻認証事業者（TSA）によりサービスとして提供されます。電子データに付与される時刻は、時刻認証事業者（TSA）が上位の時刻配信局（TA）から監査を受けている国家時刻標準機関（NTA）へと追跡可能な時刻となっています。これにより、文書作成時刻についての信頼性を客観的に保証 することができます。
内容確認方法の違い
紙の契約書の場合、当事者が郵送や持参などして内容を確認しますが、電子契約書の場合、メールなどの方法でデータをやり取りします。
契約書の電子化のメリット
コスト削減
紙媒体による契約の場合、紙代・印刷代・印紙代・切手代など、契約書を作成して取引先へ郵送するまでに、費用がかかります。さらに、契約書類の保管スペースを確保し、安全に保管するのにも費用が必要です。
また、契約金額に応じて費用が変わる印紙代は、契約内容によっては、1通で数万円かかることもあります。
しかし電子媒体による契約なら、紙や切手はもちろん、印紙代も不要です。契約書を電子化することにより、初期投資やランニングコストが必要になりますが、契約件数が多くなれば得られるコストメリットも多いでしょう。
業務効率化
紙媒体による契約だと、契約書の作成・印刷・封入・郵送などに時間がかかります。特に契約書の郵送に時間がかかり、契約書が完成するまで1週間以上かかる場合もあります。しかし、電子媒体による契約をすれば、契約書の作成から締結まで、全てオンライン上で行えるため、早ければ当日中に契約を締結することが可能となります。契約締結までの時間が短縮されることで、その後の業務効率化に繋がることは間違いありません。
さらに、保管した書類を探す手間もかかりません。業務中、契約書に記載されている事項を確認しかえる場合も多々あります。その際、サーバー・クラウド上に保管した電子化された契約書であれば、PCとネット環境さえあれば検索可能のため、効率よく確認作業が行えます。
契約書の電子化の注意点
取引先が対応可能か
電子契約がフリーランス・個人事業主にとって大きなメリットがあるとしても、必ずしも取引先にも同様なメリットがあるとは言えません。
取引先にとっては、急に契約フロー、業務フローが変更されることとなり、設備投資も必要となる可能性もあります。
電子契約不可の書類がある
契約書の中には、電子化が認められていないものがあります。具体例を以下にご紹介します。
・定期借地契約書・定期借家契約書（借地借家法22条、38条1項）
・宅建業者の媒介契約書（宅地建物取引業法34条21項）
・不動産売買における重要事項証明書（宅地建物取引業法35条※契約ではない）
・マンション管理等の委託契約書（マンション管理適正化法73条）
契約する業務について、法令を確認しながら、電子化できる契約書かどうか確認する必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
紙媒体による契約から電子媒体による契約に変えることで、迅速な契約締結が可能になります。
コストや工数削減などのコストメリットも期待できるため、電子契約書の導入は今後ますます進むと考えられます。フリーランス・個人事業主の方々も、取引先から電子媒体による契約を提示されるかもしれませんので、是非経験しておくべきではないでしょうか。
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