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経費とは、フリーランス・個人事業主などがその事業活動を続けていくために必要になる支出のことです。
経費を支出する際は、事業運営の観点からは経費の最小限の支出で最大限の効果を得ることが目標になりますが、税務上の所得の計算においては、可能な限り多くの経費を認めてもらうことも大切です。
今回は、フリーランスの所得税申告において、可能な限り経費が認められるためにはどのような点に注意すればよいかをご紹介します。
経費とは
経費とは、事業を運営する上で発生した費用です。例えば、取引先との打ち合わせのための交通費、調査業務に使用した論文や参考書などの費用です。
なぜ、経費が重要なポイントなのか
フリーランスは、自身で所得を計算し、納税する義務があり、これを確定申告と言います。確定申告をする際に、どの程度経費がかかったか把握しておく必要があります。
確定申告の際は、年間の総収入を計算し、そこから必要経費と控除を除し、所得を計算することになります。
算出された所得に応じて納税金額が決定するため、事業活動にかかった経費を把握していなければ確定申告ができません。
経費になるもの、ならないもの
消費したものが全て経費になるわけではなく、経費として計上出来るかどうかの判断の基準があります。
必要経費と認められるには、その支出が事業を行う上で必要なものであることが証明・説明出来ることが大切です。
事業と無関係な個人的な支出や無駄な支出は、税務調査による否認を受けやすいでしょう。
仮に、税務調査の対象となったとしても、支出を証明できる資料をもとに「事業に必要となった理由や根拠」をきちんと説明できることが大切です。
支出を証明できる資料とは
経費と認められるためには、その経費の支出を証明する資料等が必要です。
一般的には、経費は領収書によって支出を証明できますが、電車賃など、領収書がもらえないケースもあります。
この様な場合でも、支出した日付、金額、目的、交通費の場合はルートなどの記録を残すことで経費の支出を行なったことが証明できれば、領収書等がなくても経費にすることが可能です。
経費として計上する場合に注意が必要なもの
交際費
交際費は税務調査などによる否認を受けやすい経費のひとつです。
経費と認められるのは、業務に必要な支出のみですが、その明確な判断は困難です。
経費として認められるためのポイントは、支出または接待を行なった相手、目的、人数、金額を明らかにし、個人的な交友関係等ではなく、事業活動上の関係先であることを証明できるようにすることが重要です。
消耗品費
事務用品などの消耗品は、原則、消費されたときに経費になります。このため、一度に事務要員など消耗品を購入しても、未使用分の額は経費として計上出来ず、試算として計上する必要があります。
また、パソコンやコピー機などは、業務に必要なものとして計上出来ますが、10万円未満のものであれば、消耗品費として計上出来ます。10万円以上であれば、固定資産として計上することが基本です。
経費として認めらないもの
家事関連費
フリーランス自身やその家族の生活費、交際費や住宅費などの家事費は経費にはなりません。
所得税、住民税など
所得税や住民税は所得に対して課される税金のため、所得の額を計算するうえで控除される必要経費にはなりません。
罰金、科料および過料など
罰金や科料および過料などは必要経費になりません。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
フリーランスとして、経費支出の記録を残しておくことは確定申告をする際に重要だということがお分かりいただけたかと思います。
経費として計上する際、経費の支出が事業にとって必要であり、合理的なものであることが第3者に証明できるようになっていることが重要です。
このため、領収書の保管が必要となります。記録の信頼性を高めておくためにも、フリーランスにとっても帳簿などの仕組みを儲けて継続的に記録を行うことが重要でしょう。
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