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仕事中、関係者にビジネスチャットで五月雨式に確認依頼すること、もしくはされたことはありませんか？
近年、社内外との連絡をメールや電話からビジネスチャットツールへと移行し、情報共有を効率化している企業が、業界や業種を問わずに増加しています。
フリーランスで活躍されている皆様も、クライアントからグループウェアのビジネスアカウントを付与され、クライアントの担当者とビジネスチャット連絡をとっている方もいるかと思います。
ビジネスチャットは、チャット以外にもタスクやファイルの管理、音声・ビデオ通話など仕事を効率的に行うための多くの機能が備わっているツールが多く、便利である一方で、余計なコミュニケーション量が多くなる傾向にあります。
本当に大切な確認依頼と関係者への共有があった場合、チャット内でのやり取りでは情報が埋もれてしまう可能性があります。
今回は、具体例を挙げて、コミュニケーションの方法や情報整理のポイント等をご紹介します。
ビジネスチャットとは？
そもそも、ビジネスチャットとはどの様なものか、一度整理してみましょう。
ビジネスチャットは、リアルタイムに関係者と繋がり、いつでも、どこでも、スピーディーに連絡可能な大変有効なツールです。一方で、気を付けなければいけないデメリットもあります。
メリット
・気軽でスピーディーに連絡が取れる
ビジネスチャットはメールや電話よりも気軽に迅速にコミュニケーションがとれます。
場所や時間を選ばずに利用できるため、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になり、スピーディーな連絡や情報共有を促進できます。
・複数のメンバーと同時にコミュニケーションが可能
リモートワークなどでチームメンバーが社内にいない場合でも、チャットであれば会話に近い感覚でミーティングや情報共有ができるので、多種多様な働き方への対応も可能です。
・情報共有が簡単
ビジネスチャットは情報共有を簡単に行えます。
メールよりも簡単に送信できる分、細かな共有も気兼ねなくできるので、口頭での会話のような活発な情報共有が期待できます。メールだと、挨拶や前置きなどある程度の定型文を作ることが一般的ですが、チャットはそこまで堅苦しくないため、要件を簡潔に送信可能です。
デメリット
・余計なコミュニケーション量が多くなる
ビジネスチャットを利用すると、コミュニケーションの量が多くなる傾向があります。
簡単にコミュニケーションをとれる一方で、業務に関係のない会話へ脱線しやすくなり、無駄なやりとりが増えるケースも考えられます。
また、チャットを業務時間外や休日に送ると、業務とプライベートの境目が曖昧になり、ストレスを感じる可能性があることも注意が必要です。
・必要な情報が埋もれる
ビジネスチャットは、1次元の時間軸に対して文章で会話するため、同一チャットの中に、沢山のテーマの会話が存在します。仮に重要なやり取りをチャットで行った後、その会話の内容を後から確認しようと思ったとき、チャット内のどこに会話があるか、検索することが困難となります。
メールでは、コミュニケーションの証として公式な文章として残しておけるメリットがありますが、チャットはこの点については弱い傾向にあります。
確認依頼の方法や情報の共通認識を図る方法
上記、チャットのデメリットでも挙げた通り、ついつい気軽に会話ができるため、話の流れで、仕事の確認依頼をすることはありませんか？勿論、簡単な内容や単発な内容であれば問題ないでしょう。
しかし、あれも、これも、そういえばこれはどうだったか？と五月雨式にチャットで依頼した場合はどうでしょう？
依頼を受ける人も、確認事項の整理や把握が大変ですよね。五月雨式の依頼だと、確認漏れもあるかもしれません。
また、逆に五月雨式で回答した場合、受け手はどうでしょう？
仮に回答まで時間を要した時、質問は何だったか、全ての質問に対する回答は網羅されているか？
分からなくなることはありませんか？
ここで、部署を跨ぐ確認事項があった場合の依頼方法とその共有方法について例を挙げて紹介します。
QAシートの作成
まず、確認依頼をする人は、簡単でいいのでスプレッドシートにQAシートを作ります。
作成したQAシートは、グループウェアの共有ドライブ(ファイルを格納するドライブ)に格納します。この際、回答をしてほしい人には編集権限を付与し、状況把握のみしてほしい人には閲覧権限のみ付与するといったように、関係者の職務範囲や権役割にあわせて、QAシートの閲覧、編集権限を付与しておきます。
その後、チャットで関係者に、「XX部への確認事項がありますので、QAシートを作成し、左記に格納しました。URL:xxxxx ご参照頂き、回答が出来るものから都度回答いただければと思います。
追加の確認事項があれば、当該QAシートに都度反映しますので、よろしくお願いします。」のように送信します。あとは、本当に必要な情報は、チャット内で展開されるのではなく、QAシート上で展開されることになります。
QAシートを作成すれば、やり取りを残すことが出来、質問に対する回答も一目瞭然です。
また、グループウェアの共有ドライブ上にQAシートを格納出来れば、編集した内容がリアルタイムで確認出来るため、常に最新のQAシートが閲覧出来ることになります。
メールでのQAシートのやりとりだと、ファイルに改定番号を付けて最新版のファイルが何かを管理していく必要があり、煩わしいく思うこともありますね。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、部署を跨ぐ、確認依頼(特に重要な)の方法や、関係者への共有方法等の一例をご紹介しました。普段のやり取りはビジネスチャットを有効に使用して、コミュニケーションを図ることで業務を円滑に行うことが出来ると思います。
ただ、相手への確認依頼などで、本当に重要な会話や後からその会話のやり取りを調べる必要がある内容については、チャットに五月雨式に残すのではなく、別途QAシートなどを作成し、確実なコミュニケーションを行うことで、確認漏れや後からの再確認がしやすくなると思います。
是非、参考にしてみてください！
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