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「毎日色々なタスクに追われて、何から手についていいかわからない」、「チームメイトのタスク管理も見ていると、自分のタスク管理が疎かになる」等、日々のタスク管理について自分が実施しているタスク管理の方法は適切なのか？
もっと良い方法はあるのでは？
と思うことはありませんか？
タスク管理の方法に正解は無く、自身のタスクに抜け漏れがなく期日までに実施できていれば問題はありませんが、様々なタスク管理の方法を知っておくのも良いでしょう。
今回は、タスク管理の方法を大きくアナログな方法とデジタルな方法に大別し、簡単に始められる方法を中心にご紹介したいと思います！
タスク管理とは？
タスク管理とは、任された仕事を、始まりと終わりのある単位で細分化したものを１つのタスクとし、これを漏れなく、期日までに完了されるために管理することです。
アナログな管理方法
今から紹介するアナログな管理方法は、A4の白紙１枚と筆記用具のみで行います！
緊急度と重要度のマトリクス
「７つの習慣」という本の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱したタスク管理法です。
以下の図をご覧ください。
縦軸と横軸にそれぞれ「重要度」と「緊急度」をとり、Aは重要度が高く、緊急度も高いタスク、Bは重要度が高いが、緊急度が低いタスク、Cは緊急度が高いが、重要度が低いタスク、Dは重要度も緊急度も低いタスクの４つの領域にタスクを分類します。
白紙のA4一枚を用意し、縦軸、横軸をとって記載し、今日の作業を４つの領域に当てはめて記載するだけで非常に簡単な方法です！
見える形にして机の上に置いておくだけで、今日やるタスクの網羅性もあり優先度も一目瞭然ですね。
このタスクは優先度も高いし緊急度も高いので、自分でやろう。
でもこのタスクは、重要度は高いが緊急度は低いので他の人に割り振ろう。
など考えることも出来ますね。
GTD (Getting Things Done)
GTD（Getting Things Done）とは、デビッド・アレンが同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』の中で提唱した個人で行うタスク管理方法です。
実施の順序は以下の通りです。
1. 把握
頭の中で考えていること(やること)を全て書き出して、整理整頓する
2. 見極め
今やるか？
他の人に任せるか？
やる必要なしか？を数分で見極めます。
今やれるタスクは順次処理していきますが、時間がかかるタスクは、他の人に任せるか、時間が出来次第順次自分で実施するかに分類します。
３.整理
見極めたタスクを整理します。それぞれのタスクに成果物が伴うものはその対象が何かを整理します。ここまでくれば、いつ、何を、いつまでに実施すればよいか、見える形で整理されましたね！
4.選択・実行
最後はこれまで分類したタスクを状況、優先順位に合わせて実行していきます。
この手法は、毎日行なっていると時間がかかるため、一週間、一か月単位で取り組むなど、自身のタスク量に応じて決めるほうが良いでしょう。
エッセンシャル思考
「エッセンシャル思考」という本の著者であるグレッグ・マキューンが提唱した思考法です。
エッセンシャルは「本質的、必要不可欠」という意味であり、そのタスクに取り組む意味があるか？本当に重要なことにのみ集中し、そうでないものは取り組まない。という思考法です。
自身が抱えているタスクの中には、機械的な仕事等、自分でなくても実施できる仕事があるかと思います。
そういったタスクがないか、振り返る必要があります。
特にこの思考を身に着けるべき人は、タスクが多すぎて全部中途半端の成果しか出ない。
他人に振り回される。時間が足りない、結果が出ない。等悩んでいる人等に特に重要です。
本当に重要なタスクを見極め基準未満のタスクは容赦なく切り捨てましょう！
抱えているタスクをA4の白紙を用意して記載していきます。
重要なタスクと判断する基準を90点と基準を定義する。それ未満のタスクは切り捨てましょう。
また、俯瞰してみたとき、このタスクは本当に重要なのか、都度考える癖をつけましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
以前ご紹介したプロジェクトのタスク管理方法とは別に、個人の日々のタスク管理にも様々な方法があることがお分かりいただけたかと思います。
アナログな方法は、A4の白紙と筆記用具さえあればすぐにでも実践できます。コストもかからないので、ご興味がある方法については、まずはトライしてみるのはいかがでしょうか？
まずは、１週間それぞれの方法で継続的に試してみたときに、しっくりくる方法を続けていけばよいと思います。次回は、日々のタスク管理方法のデジタル編をご紹介します！
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